หลักการและเหตุผล
ในหน่วยงานทุกหน่วยงาน มีความจำเป็นต้องจัดให้มีการประชุมทั้งในรูปแบบที่เป็นและไม่เป็นทางการ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อระดมความคิด เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง ในการปฏิบัติงานว่าใครทำอะไร อย่างไร มีความคืบหน้าอย่างไร มีการเสนออะไร มีมติในเรื่องใดว่าอย่างไร และแสดงถึงข้อเท็จจริงเหตุผลการพิจารณาของที่ประชุม หรือแสดงถึงผลงานที่ได้ดำเนินการมาแล้ว รายงานการประชุมจึงเปรียบเสมือนเป็นเครื่องมือในการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายว่าได้ดำเนินการอย่างไร และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบ และปฏิบัติต่อไป
ในหลักสูตรนี้จะอบรมให้ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นธุรการ หรือเลขานุการในที่ประชุม ได้เข้าใจบทบาท หน้าที่ วิธีการจด และสรุปรายงานการประชุม ทั้งในรูปแบบการประชุมที่ เป็นทั้ง International Meeting และ Local Meeting ให้สามารถจด และสรุปเนื้อหารการประชุมได้ครอบคลุม ตรงประเด็น ทำให้การประชุมนั้นไม่สูญเปล่า
วัตถุประสงค์
1.เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจบทบาทหน้าที่และขั้นตอนการบริหารงานประชุมอย่างละเอียด
2.เรียนรู้เทคนิคการบริหารงานประชุมตลอดจนวิธีการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในการประชุม
3.ฝึกฝนการร่างวาระการประชุม การจดบันทึก การเขียนรายงานการประชุมหลากหลายรูปแบบ
4.เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้เรื่องการบริหารงานประชุมอย่างมีประสิทธิภาพภายใน ระยะเวลาอันรวดเร็ว
หัวข้อการฝึกอบรม/สัมมนา
1.บทบาทของผู้ที่เกี่ยวข้องในงานประชุม
2.คุณสมบัติและหน้าที่ของเลขานุการหรือธุรการในที่ประชุม
3.การประชุมแบบทางการ และไม่เป็น
4.รูปแบบของรายงานการประชุม
5.การจดบันทึกการประชุม
- การจดละเอียดทุกคำพูดของผู้เข้าประชุม
การจดย่อเรื่องเฉพาะประเด็นสำคัญหรือใจความสำคัญ
- การจดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผล
6.หลักการเขียนรายงานการประชุม
- ใจความสำคัญ
- ภาษาที่ถูกต้อง ชัดเจน
- การเรียงลำดับวาระการประชุม
- การเขียนคำพูดโต้แย้ง
- การเขียนข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ
- การเขียนเวลา การติดตาม และสถานการณ์ดำเนินการของแต่ละวาระการประชุม
7.คำศัพท์ สำนวน ภาษาทางธุรกิจที่ควรศึกษา
8.สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการเขียนรายงานการประชุม
9.สรุปประเด็นปัญหาในการเขียนรายงานการประชุม และวิธีการแก้ไขเพื่อพัฒนาการในการจด
และสรุปรายงานประชุม
10.กรณีศึกษา และถามตอบ
0 ตอบ
161 อ่าน